Organização de documentos societários e outros instrumentos contratuais

É bastante comum que, no momento da constituição da sociedade e nos meses que seguem, o empreendedor dê pouca importância à organização de documentos societários e outros instrumentos contratuais. Mas este modus operandi poderá custar tempo precioso e escasso quando o empreendedor procurar investidores. Via de regra, os investidores demandarão, antes de decidir aportar recursos, informações e documentos essenciais à análise da oportunidade que se apresenta. Caso a empresa não seja capaz de apresentar os documentos societários, contratos e informações solicitadas, o investidor poderá se negar a aportar os recursos, ou, deduzir dos recursos a serem aportados o valor de eventuais contingências encontradas. Dentre os documentos normalmente solicitados em procedimento de due diligence, podemos citar, por exemplo, (i) os atos de constituição (contrato social ou estatuto social) e posteriores alterações e consolidações, (ii) atas de reuniões de sócios ou de assembleias gerais (ordinárias ou extraordinárias); (iii) atas de reuniões de diretoria ou de conselho de administração; e (iv) acordos dos mais variados tipos.

Uma empresa bem organizada causará boa impressão ao investidor; além disso, o tempo entre a solicitação e apresentação e análise de tais documentos cairá sobremaneira, acelerando todo o procedimento de maneira geral. Por fim, caso o empreendedor necessite perder tempo para produzir os documentos solicitados relativos a todo o passado da empresa, não poderá focar em administra-la ou, ainda, negociar os termos e condições do aporte a ser feito. A ausência de documentos poderá atrasar qualquer operação em vários meses.